PELAKSANAAN PELAYANAN PUBLIK DALAM
SISTEM
ADMINISTRASI NEGARA REPUBLIK INDONESIA
Penyelenggaraan
pelayanan publik merupakan upaya Negara untuk memenuhi kebutuhan dasar dan
hak-hak sipil setiap warga Negara atas barang, jasa, dan pelayanan administrasi
yang disediakan oleh penyelenggara pelayanan publik. Undang-undang Dasar 1945
mengamanatkan kepada Negara untuk memenuhi kebutuhan dasar setiap warga Negara
demi kesejahteraannya, sehingga efektivitas suatu sistem pemerintahan sangat
ditentukan oleh baik buruknya penyelenggaraan pelayanan public. Pembukaan
Undang-undang Dasar 1945 pun secara tegas menyatakan bahwa salah satu tujuan
didirikan Negara Republik Indonesia adalah untuk memajukan kesejahteraan public
dan mencerdaskan kehidupan bangsa.
Kondisi
obyektif menunjukkan bahwa penyelenggaraan pelayanan publik masih dihadapkan
pada sistem pemerintahan yang belum efektif dan efisien serta kualitas sumber
daya manusia aparatur yang belum memadai. Hal ini terlihat dari masih banyaknya
keluhan dan pengaduan dari masyarakat baik secara langsung maupun melalui media
massa, seperti prosedur yang berbelit-belit, tidak ada kepastian jangka waktu
penyelesaian, biaya yang terus dikeluarkan, persyaratan yang tidak transparan,
sikap petugas yang kurang rsponsif, dan lain-lain. Sehingga menimbulkan citra
yang kurang baik terhadap citra pemerintah. Untuk mengatasi kondisi tersebut
perlu dilakukan upaya perbaikan kualitas penyelenggaraan pelayanan public
secara berkesinambungan demi mewujudkan pelayanan public yang prima.
Pengertian
Sistem Administrasi Negara Republik Indonesia (SANRI)
Sistem
Administrasi Negara adalah keseluruhan penyelenggaraan kekuasaan pemerintah
Negara Indonesia dengan memanfaatkan dan mendayagunakan segala kemampuan
aparatur Negara serta segenap dana dan daya demi tercapainya tujuan nasional
dan terlaksananya tugas Negara Republik Indonesia seperti yang telah ditetapkan
dalam UUD 1945. SANRI secara luas memiliki arti sistem penyelenggaraan Negara
Indonesia menurut UUD 1945, yang merupakan sistem penyelenggaraan kehidupan
Negara dan bangsa dalam segala aspeknya, sedangkan dalam arti sempit SANRI
adalah idiil pancasila, konstitusional UUD 1945, operasional RPMJ nasional
serta kebijakan-kebijakan lainnya.
Hubungan
Sistem Administrasi Negara Republik Indonesia dengan Pelayanan Publik
Sistem
Administrasi Negara Republik Indonesia adalah keseluruhan penyelenggaraan
kekuasaan pemerintah Negara Indonesia dengan memanfaatkan dan mendayagunakan
segala kemampuan aparatur Negara serta segenap dana dan daya demi tercapainya
tujuan nasional dan terlaksananya tugas Negara Republik Indonesia seperti yang
telah ditetapkan dalam UUD 1945. Maka dalam Sistem Administrasi Negara Republik
Indonesia, pelayanan public merupakan
salah satu.
Pelayanan
publik menurut Sinambela adalah sebagai setiap kegiatan yang dilakukan oleh
pemerintah terhadap sejumlah manusia yang memiliki setiap kegiatan yang
menguntungkan dalam suatu kumpulan atau kesatuan, dan menawarkan kepuasan
meskipun hasilnya tidak terlihat pada suatu produk secara fisik.
Hubungan
antara pelayanan public dan Sistem Administrasi Negara Republik Indonesia
sangat berhubungan, dimana penyelenggaraan kekuasaan pemerintah Negara
Indonesia dengan memanfaatkan dan mendayagunakan segala kemampuan aparatur
Negara serta segenap dana dan daya demi tercapainya tujuan nasional dan
terlaksananya tugas Negara Republik Indonesia. Dan pelayanan public merupakan
salah satu sistem administrasi Negara Indonesia , dan merupakan hal sangat
berkaitan dan dimana administrasi disini mempunyai arti melayani , dan sistem
administrasi Negara berarti pelayanan mengenai terselenggaranya suatu
kenegaraan, maka dalam hal ini banyak sekali masalah-masalah mengenai sistem
administrasi Negara , terutama dalam hal pelayanan publik.
Pelaksanaan
Pelayanan Publik dalam Sistem Administrasi Negara Indonesia
Penyelenggaraan
pelayanan publik merupakan upaya Negara untuk memenuhi kebutuhan dasar dan
hak-hak sipil setiap warga Negara atas barang, jasa, dan pelayanan administrasi
yang disediakan oleh penyelenggara pelayanan publik. Kondisi obyektif
menunjukkan bahwa penyelenggaraan pelayanan publik masih dihadapkan pada sistem
pemerintahan yang belum efektif dan efisien serta kualitas sumber daya manusia
aparatur yang belum memadai. Hal ini terlihat dari masih banyaknya keluhan dan
pengaduan dari masyarakat baik secara langsung maupun melalui media massa,
seperti prosedur yang berbelit-belit, tidak ada kepastian jangka waktu
penyelesaian, biaya yang terus dikeluarkan, persyaratan yang tidak transparan,
sikap petugas yang kurang responsif, dan lain-lain. Sehingga menimbulkan citra yang
kurang baik terhadap citra pemerintah. Untuk mengatasi kondisi tersebut perlu
dilakukan upaya perbaikan kualitas penyelenggaraan pelayanan public secara
berkesinambungan demi mewujudkan pelayanan publik yang prima.
Dalam
pelayanan publik tentunya kita belajar mempelajari sistem administrasi publik yang
dimana, sebagai sistem, administrasi public terbentuk karena jalinan hubungan
saling mempengaruhi antara administrasi public disatu pihak serta factor-faktor
internal dan eksternal dilain pihak. Sistem administrasi public dibentuk dengan
maksud untuk menanggulangi masalah-masalah administrasi public terutama dalam
pelayanan public. Masalah yang dihadapi administrasi public adalah
masalah-masalah yang dihadapi atau timbul terkait dengan usaha-usaha untuk merealisasikan
kebutuhan masyarakat dan tujuan Negara.
Untuk
memahami beberapa masalah yang sering menjadi keluhan public terkait pelayanan
birokrasi pemerintahan oleh aparat, diantaranya:
1. Memperlambat
proses penyelesaian pemberian izin
2. Mencari
berbagai dalih, seperti kekuranglengkapan dokumen pendukung, keterlambatan
pengajuan permohonan, dan dalih lain yang sejenis
3. Alasan
kesibukan melaksanakan tugas lain
4. Senantiasa
memperlambat dengan menggunakan kata-kata “sedang diproses.”
Masalah
dan Faktor Penyebab Buruknya Pelayanan Publik
Secara
umum, kualitas pelayanan public di Indonesia belum memberikan kepuasan bagi
masyarakat sebagai pengguna layanan. Andrinof Chaniago (2006) mengamati
berbagai persoalan seputar pelayanan public di Indonesia. Hasil pengamatannya
memperlihatkan berbagai persoalan tersebut diantaranya:
1. Hanya
sebagian kecil dari keseluruhan instansi yang wajib menyediakan pelayanan yang
memiliki prosedur yang jelas.
2. Banyak
instansi penanggungjawab dan pemberi pelayanan yang tidak memiliki prosedur
yang jelas dalam menyediakan pelayanan.
3. Tidak
banyaknya perubahan dalam waktu sekian tahun juga mengindikasikan tidak ada
sistem monitoring, evaluasi, dan perencanaan yang baik yang dilakukan oleh
instansi-instansi penanggungjawab dan penyedia pelayanan public.
Paradigma
pelayanan public dan mentalitas aparat
Aturan
dan regulasi yang ada sebenarnya sudah meneguhkan tanggungjawab Negara dalam
memberi pelayanan, namun ironisnya banyak ditemukan kasus yang menggambarkan
buruknya pelayanan public di Indonesia. Selain itu, belum berubahnya sikap dan
paradigma dari aparat pemerintah dalam pemberian pelayanan yang masih
rules-driven atau berdasar perintah dan petunjuk atasan, namun bukan kepuasan
masyarakat. Setiap aparat harusnya memahami esensi dari pelaksanaan tugasnya
kepada masyarakat.
Kualitas
pelayanan tidak memadai dan masih diskriminatif
Jaminan
terhadap pemenuhan hak-hak dasar masyarakat yang tanpa diskriminasi belum
diberikan dengan kualitas yang memadai. Selain itu, pelayanan public yang disediakan
umumnya terbatas, misalnya jumlah, kualitas tenaga, fasilitas dan sarana tidak
memadai dan tidak merata. Umumnya ini disebabkan oleh keterbatasan SDM serta
alokasi anggaran yang kurang memadai dalam APBD. Disejumlah daerah, APBD lebih
banyak dihabiskan untuk kegiatan rutin dibandingkan kegiatan pembangunan.
Kebijakan
atau keputusan politik yang diambil oleh pemerintah.
Kebijakan
yang diambil seringkali tidak memihak kepada kepentingan masyarakat,dan
cenderung merugikan rakyat, para pengambil kebijakan lebih memikirkan
kepentingan orang-orang terdekat serta golongan mereka. Seringkali kebijakan
yang diambil tidak memberikan jaminan maupun perlindungan kepada rakyat. Tidak
adanya undang-undang yang memberikan jaminan kepada rakyat yang dirugikan oleh
Negara serta jaminan perlindungan rakyat melakukan pengaduan. Peraturan yang
ada hanya mengatur kewajiban rakyat saja tanpa mencantumkan kewajiban Negara
serta sanksinya bagi mereka yang lalai melaksanakan tugasnya. Pada saat pemberi
pelayanan lalai atau gagal pada saat menjalankan tugas rakyat tidak berdaya
untuk melakukan protes.
Penyelesaian
Masalah Pelaksanaan Pelayanan Publik dalam Sistem Administrasi Negara Indonesia
Konsep
pelayanan publik yang diperkenalkan oleh David Obsorne dan Ted Gaebler dalam
bukunya “Reiventing Geovernment” (1995). Intinya adalah pentingnya peningkatan
pelayanan publik oleh birokrasi pemerintah dengan cara memberi wewenang kepada
pihak swasta lebih banyak berpastisipasi sebagai pengelola pelayanan public.
Dalam
rangka perbaikan penerapan dan perbaikan sistem dalam kaitannya dengan
pelaksanaan pelayanan publik, obsorne menyimpulkan 10 prinsip yang disebut
sebagai keputusan gaya baru. Salah satu prinsip penting dalam keputusannya
adalah sudah saatnya pemerintah berorientasi pasar untuk itu diperlukan
pendobrakan aturan agar lebih efektif dan efisien melalui pengendalian pasar
itu sendiri.
Kesepuluh prinsip yang
dimaksud Obsorne (1997), adalah sebagai berikut :
1. Pemerintah
kapitalis, mengarahkan ketimbang mengayuh
2. Pemerintahan
milik masyarakat, memberi wewenang ketimbang melayani
3. Pemerintah
yang kompetitif , menyuntikkan persaingan kedalam pemberian pelayanan
4. Pemerintahan
yang digalakkan oleh misi, mengubah organisasi yang digerakkan oleh peraturan
5. Pemerintah
yang berorientasi pada hasil, membiayai hasil, bukan masukan
6. Pemerintahan
berorientasi pelanggan, memenuhi kebutuhan pelanggan, bukan birokrasi
7. Pemerintahan
wirausaha, menghasilkan ketimbang mebelanjakan
8. Pemerintah
antisidatif, mencegah daripada mengobati
9. Pemerintahan
desentralisasi
10. Pemerintahan
birokrasi pasar, mendongkrak perubahan melalui pasar.
Untuk
mengatasi permasalahan pelayanan public dalam Sistem Administrasi Negara
Indonesia yang telah dijelaskan diatas, ada beberapa permasalahan yang harus
diperbaiki agar pelaksanaan pelayanan public berjalan dengan baik diantaranya
adalah sebagai berikut :
1. Pengembangan
Kelembagaan Birokrasi Pemerintah
Penyelenggaraan
pelayanan public merupakan upaya Negara untuk memenuhi kebutuhan dasar dan
hak-hak sipil setiap warga Negara atas barang, jasa, dan pelayanan administrasi
yang disediakan oleh penyelenggara pelayanan publik. Undang-undang Dasar 1945
mengamanatkan kepada Negara untuk memenuhi kebutuhan dasar setiap warga Negara
demi kesejahteraannya, sehingga efektivitas suatu sistem pemerintahan sangat
ditentukan oleh baik buruknya penyelenggaraan pelayanan publik. Pembukaan
Undang-undang Dasar 1945 pun secara tegas menyatakan bahwa salah satu tujuan
didirikan Negara Republik Indonesia adalah untuk memajukan kesejahteraan public
dan mencerdaskan kehidupan bangsa.
Kondisi
obyektif menunjukkan bahwa penyelenggaraan pelayanan publik masih dihadapkan
pada sistem pemerintahan yang belum efektif dan efisien serta kualitas sumber
daya manusia aparatur yang belum memadai. Hal ini terlihat dari masih banyaknya
keluhan dan pengaduan dari masyarakat baik secara langsung maupun melalui media
massa, seperti diantaranya : Prosedur yang berbelit-belit, Tidak ada kepastian
jangka waktu penyelesaian , Biaya yang terus dikeluarkan , Persyaratan yang
tidak transparan, Sikap petugas yang kurang rsponsif, dan lain-lain. Sehingga
menimbulkan citra yang kurang baik terhadap citra pemerintah.
Untuk
mengatasi kondisi tersebut perlu dilakukan upaya perbaikan kualitas penyelenggaraan
pelayanan publik secara berkesinambungan demi mewujudkan pelayanan public yang
prima. Upaya perbaikan kualitas pelayanan public dilakukan melalui pembenahan
sistem pelayanan public secara menyeluruh dan terintegrasi yang dituangkan
dalam peraturan perundang-undangan dalam bentuk undang-undang.
Dalam
penyelenggaraan pelayanan publik dilakukan berdasarkan pada asas-asas umum
kepemerintahan yang baik, meliputi kepastian hukum, transparan, daya tanggap,
berkeadilan, efektif dan efisien, tanggung jawab, akuntabilitas, tidak
menyalahgunakan kewenangan.
Untuk menyelenggarakan
asas-asas umum kepemerintahan yang baik serta prinsip-prinsip pelayanan public
diperlukan upaya pengembangan kelembagaan birokrasi pemerintah, SDM aparatur
maupun kualitas proses penyelenggaraan pelayanan public.
2. Identitas
Aparatur Pemerintah
Untuk
meningkatkan kualitas pelayanan publik strategi yang selanjutnya adalah
pembaharuan sikap dan karakter aparatur birokrasi pemerintah, yaitu
melaksanakan pelayanan umum yang memuaskan pelanggan tanpa ada pembedaan
(equality). Perlakuan yang tidak membedakan pelanggan tidak cukup, diperlukan adanya
keadilan (equity) serta kejujuran atau keterbukaan (fairness) dalam pelayanan.
Pelayanan yang memuaskan dipengaruhi oleh kompetensi aparatur birokrasi
pemerintah. Untuk itu perlu adanya perubahan internal dilingkungan birokrasi
pemerintah.
Setidaknya
perubahan tingkah laku para pelaku birokrasi secara menyeluruh mulai dari yang
tertinggi hingga yang paling rendah dalam struktur birokrasi menuju birokrasi
pemerintah yang dicita-citakan sebagai langkah reformasi birokrasi pemerintah.
3. Pengembangan
Kualitas Proses Pelayanan
Strategi
ketiga untuk meningkatkan kualitas pelayanan publik yang memuaskan adalah
diperlukannya desain proses atau mekanisme pelaksanaannya secara tepat agar
dapat dihasilkan kualitas yang memuaskan.
Sebelumnya
telah dikemukakan strategi kualitas pelayanan public yang memuaskan adalah
dengan melakukan pengembangan kelembagaan organisasi pemerintah, melalui
perubahan sikap dan karakter para pelaku birokrasi sebagai identitas baru
aparatur pemerintah, dan mendesain proses pelaksanaan kewajiban pemerintah
yaitu dengan strategi pelaksanaan pelayanan, sebagai berikut :
a. Sederhanakan
birokrasi
Menilik
peran birokrasi pemerintah dalam melaksanakan pelayanan umum dituntut dapat
memuaskan masyarakat sebagai pelanggannya.
Kriteria pelayanan yang
memuaskan atau yang disebut dengan pelayanan prima, banyak ragamnya menurut
pakar. Namun esendi pelayanan prima pada dasarnya mencakup 4 prinsip, yaitu
CETAK (Cepat, Tepat, Akurat, Berkualitas) :
1)
Pelayanan harus cepat
Dalam
hal ini pelanggan tidak membutuhkan waktu tunggu yang lama.
2)
Pelayanan harus tepat
Ketepatan
dalam berbagai aspek yaitu : aspek waktu, biaya, biaya prosedur, sasaran,
kualitas maupun kuantitas serta kompetensi petugas.
3)
Pelayanan harus akurat
Produk
pelayanan tidak boleh salah, harus ada kepastian, kekuatan hukum, tidak
meragukan keabsahannya.
4)
Pelayanan harus berkualitas
Produk
pelayanannya tidak seadanya, sesuai dengan keinginan pelanggan, memuaskan,
berpihak, dan untuk kepentingan pelanggan.
b. Mengutamakan
kepentingan masyarakat
Dalam
pelaksanaan pelayanan umum, birokrasi pemerintah harus senantiasa berorientasi
pada kepentingan pelanggannya yaitu masyarakat. Untuk ini birokrasi pemerintah
harus banyak mendengar (Listen to customers), apa kebutuhan, keinginan
masyarakat sebagai pelanggan dan ada pula yang tidak disukai masyarakat. Hal
ini dapat didukung dengan komunikasi yang sehat, kebebasan pers yang
bertanggung jawab kepada kepentingan umum.
Namun demikian perlu
disadari pula bahwa pemenuhan kebutuhan masyarakat tidak dapat dilakukan sendiri
oleh pemerintah, perlu adanya peran serta masyarakat sebagai wujud pastisipasi
social. Partisipasi masyarakat harus dibangun, karena itu birokrasi pemerintah
harus pula menjadi motivator atau pendorong tumbuhnya partisipasi tersebut.
Dalam hubungan ini perlu pemberdayaan masyarakat dalam arti “energizing”
sehingga dapat menumbuh kembangkan kemampuan sebagai masyarakat madani, berikan
kemudahan, kesempatan maupun kemampuan kepada masyarakat secara obyektif untuk
melayani sendiri kebutuhannya.
c. Pemanfaatan
dan pemberdayaan Bawahan
Pelaku
birokrasi pemerintah dalam pelaksanaan tugas dan fungsinya harus produktif,
tidak lamban. Untuk itu setiap pimpinan pada level apapun dalam birokrasi
pemerintah harus memnanfaatkan potensi personil/bawahan seoptimal mungkin,
pembagian tugas yang jelas dan merata dengan meningkatkan kompetensi petugas
melalui berbagai upaya yang tersu menerus untuk memberdayakan bawahan dengan
orientasi profesionalisme. Dan diharapkan tidak seorang aparatur pemerintah
yang melaksanakan tugas diluar tugas pokok dan fungsinya.
d. Kembali
kefungsi dasar pemerintah
Fungsi
dasar pemerintah yang terpenting adalah mengayomi dan melayani masyarakat
termasuk menjamin tercapainya kesejahteraan umum masyarakat yang berarti
kesejahteraan di segala bidang kehidupan masyarakat. Pemerintah bukan tukang
memerintah, bukan penindas atau pemeras, pelaku birokrasi pada dasarnya yang
melayani masyarakat bukan sebaliknya minta dilayani.
Peran
birokrasi pemerintah sebagai pelayan masyarakat sekaligus pendorong bertumbuh
kembangnya partisipasi masyarakat dalam memenuhi kebutuhannya, mengingat tidak
mungkin dapat dipenuhi sendiri oleh birokrasi pemerintah.
Birokrasi
pemerintah dalam pelaksanaan tugas dan fungsinya tidak semata-mata bergerak
karena peraturan, tetapi didorong oleh adanya misi. Dengan terlaksananya fungsi
pemerintah sesuai dengan visi dan misi, maka diharapkan berkembangnya
kepemerintahan yang baik, pemerintah yang bersih dan tentu akan dapat
melestarikan kepercayaan rakyatnya.
Untuk upaya peningkatan
kualitas pelayanan dilakukan dengan mengikuti Siklus Deming yang dinamakan
Siklus PDCA dari Dr. W. Edwards Deming (bapak TQM) yaitu meliputi tahap-tahap
sebagai berikut :
a. Tahap
perencanaan
Dalam tahap ini dilakukan hal-hal pokok
sebagai berikut :
1.
Identifikasi peluang dilakukannya
perbaikan
2.
Dokumentasi proses saat ini
3.
Menciptakan visi proses yang perlu
diperbaiki
4.
Menentukan jangkauan usaha perbaikan.
b. Tahap
Pelaksanaan Bertahap
Setelah perencanaan perbaikan telah
disusun, langkah selanjutnya pelaksanaan rencana perbaikan tersebut secara bertahap dan
berkesinambungan. Pelaksanaan bertahap tersebut hendaknya dirancang sebelum
diproduksi/diimplementasikan secara penuh.
c. Tahap
pemeriksaan
Hasil implementasi rencana diperiksa dan
dicatat yang kemudian dijadikan dasar bagi langkah penyesuaian dan perbaikan.
d. Pelaksanaan
Tahap ini merupakan pelaksanaan rencana secara penuh
setelah dilakukan penyesuaian berdasarkan komponen Check (pemeriksaan). Langkah
selanjutnya adalah mengulang siklus untuk rencana perbaikan selanjutnya secara
berkesinambungan.
Persayaratan
teknis dan Adminitratif Pelayanan
Untuk
memperoleh pelayanan, masyarakat harus memenhui persyaratan yang telah
ditetapkan oleh pemberi pelayanan, baik berupa persayaratan teknis dan atau
persyaratan administrastif sesuai dengan ketentuan peraturan
perundang-undangan.
Dalam menentukan
persyaratan, baik teknis maupun administrative harus seminimal mungkin dan
dikaji terlebih dahulu agar benar-benar sesuai/relevan dengan jenis pelayanan
yang akan diberikan. Harus dihilangkan segala persyaratan yang bersifat
duplikasi dari instansi yang terkaitdengan proses pelayanan. Persyaratan
tersebut harus diinformasikan secara jelas dan diletakkan didekat loket
pelayanan, ditulis dengan huruf cetak dan dapat dibaca dalam jarak pandang
minimum 3 meter atau disesuaikan dengan kondisi ruangan.
Pejabat
yang berwenang dan bertanggungjawab
Pejabat
yang berwenang dan bertanggungjawab memberikan pelayanan atau menyelesaikan
keluhan/persoalan/sengketa, diwajibkan memakai tanda pengenal dan papan nama di
meja/tempat kerja petugas.
Pejabat/petugas
tersebut harus ditetapkan secara formal berdasarkan surat keputusan/surat
penugasan dari pejabat yang berwenang. Pejabat dan petugas yang memberikan
pelayanan dan menyelesaikan keluhan harus dapat menciptakan citra positif
terhadap penerima pelayanan dengan memperhatikan:
a. Aspek
psikologi dan komunikasi, serta prilaku melayani
b. Kemampuan
melaksanakan empati terhadap penerima pelayanan, dan dapat merubah keluhan
penerima pelayanan menjadi senyuman.
c. Menyelaraskan
cara penyampaian layanan melalui nada, tekanan dan kecepatan suara, sikap
tubuh, mimic dan pandangan mata.
d. Mengenal
siapa dan apa yang menjadi kebutuhan penerima pelayanan.
e. Berada
ditempat yang ditentukan pada waktu dan jam pelayanan.
Standar
Pelayanan Publik
Setiap
unit pelayanan instansi pemerintah wajib menyusun standar pelayanan
masing-masing sesuai dengan tugas dan kewenangannya, dan dipublikasikan kepada
masyarakat sebagai jaminan adanya kepastian bagi penerima pelayanan.
Standar pelayanan
merupakan ukuran kualitas kinerja yang dibakukan dalam penyelenggaraan
pelayanan public yang wajib ditaati oleh pemberi dan atau penerima pelayanan.
Standar pelayanan yang
ditetapkan hendaknya realistis, karena merupakan jaminan bahwa janji/komitmen
yang dibuat dapat dipenuhi, jelas dan mudah dimengerti oleh para pemberi dan
penerima pelayanan.